W ramach naszego cyklu MŚP gościem portalu kujawy-pomorze.info jest Bartosz Jędrusik, prezes spółki Rentroom, która odpowiada za zarządzaniem na toruńskim rynku blisko 120 apartamentami. Rozmawiamy m.in. o tym, w jaki sposób w prowadzonej przez niego firmie udało się zautomatyzować procesy związane z zarządzaniem usługami, jak ważna jest współpraca na linii toruński magistrat - lokalny biznes oraz w jaki sposób wykreować, w turystach odwiedzających Toruń, potrzebę dłuższego w nim pobytu.
Prowadzenie interesu związanego z wynajmem apartamentów na toruńskim rynku to trudny kawałek biznesowego chleba?
Prowadzenie firmy wynajmującej apartamenty w Toruniu to nie lada wyzwanie. Rynek jest konkurencyjny i nasycony, a sukces wymaga starannej optymalizacji na każdym etapie działalności, od automatyzacji procesów po precyzyjne procedury. Potrzebna jest szeroka wiedza branżowa i zespół specjalistów. Czasy, gdy wystarczyło założyć profil na booking.com minęły. Obecnie globalna ilość rezerwacji w zarządzanych przez nas apartamentach w ponad 40% pochodzi ze źródeł innych niż standardowe portale internetowe i naszym celem jest systematycznie zwiększanie tego udziału. Zarządzanie wieloma apartamentami wymaga zatrudnienia całego szeregu specjalistów, począwszy od analityka, osób odpowiedzialnych za utrzymanie jakości, kreatywnych designerów, specjalistów od napraw po logistyków.
Rentroom.pl stawia na utrzymanie wysokiego standardu, dążąc do zapewnienia klientom spójnych, pozytywnych doświadczeń, podobnie jak ma to miejsce w przypadku znanych sieci restauracji, gdzie nie zależnie od lokalizacji, wchodząc zamówić jedzenie, wiesz czego się spodziewać i jakiej jakości oczekiwać. Apartamenty nie mogą być identyczne, ale ich jakość powinna być gwarantowana. Firma kładzie nacisk na łatwy system zameldowania, który musi być prosty i intuicyjny i taki, który sprawdza się w praktyce. Goście zawsze muszą otrzymać jasne i klarowne wskazówki dotarcia do apartamentu. Marka „by Rentroom” zapewnia klientom poczucie pewnego, sprawdzonego i oczekiwanego standardu i jakości.
Ważny jest nie tylko standard, ale – z punktu widzenia firmy – także automatyzacja. To się u Państwa już dzieje?
Automatyzacja w tym biznesie to podstawa, poświeciliśmy temu zagadnieniu mnóstwo energii i inwestycji. Zoptymalizowaliśmy i zautomatyzowaliśmy większość procesów w Rentoom. Tutaj dobrym przykładem jest zastosowanie algorytmu odpowiedzialnego za dynamiczne ceny, które są dostosowywane w zależności do pory roku, dnia tygodnia i sezonu, jak i zachowania rynku. My dzisiaj mamy pełną wiedzę o zajętości poszczególnych miejsc noclegowych w Toruniu, to cenne informacje w dobieraniu strategii sprzedażowej. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych narządzi, które potrafią nawet kilka razy dziennie zmienić cenę konkretnego apartamentu w zależności od uwarunkowań rynkowych, potrafimy optymalnie zarządzać naszymi apartamentami. Ale to tylko część oprogramowanych przez nas automatyzacji. Z takich ciekawych, posiadamy autorskie oprogramowanie, które zarządza optymalizacją rozwożenia pościeli do apartamentów, tak aby zoptymalizować trasy przejazdów, przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiednich stoków buforowych w rozmieszczonych na mieście magazynach. Do samego rozwożenia pościeli wykorzystujemy samochód elektryczny, który można bardzo łatwo rozpoznać ponieważ jest z wielkim logo Rentoom, a i sam samochód ładujemy przy wykorzystaniu własnej instalacji fotowoltaicznej, także widać że staramy się podchodzić do tego biznesu w bardzo holistyczny i nowoczesny sposób.
Jak wcześniej wspominałem naszym celem jest systematyczne podnoszenie jakości obsługi oraz jakości apartamentów, jedną z większych bolączek w tym biznesie jest techniczne utrzymanie apartamentów, one muszą być sprawne i nie mogą zagrażać naszym gościom przez jakieś niedociągnięcia jak luźne czy wyrwane elementy wyposażenia. W tym roku wprowadziliśmy w apartamentach system zgłaszania usterek. Jest on niezwykle prosty z punktu widzenia gościa. Jeśli podczas pobytu zdarzy się jakaś awaria, wystarczy, że gość zeskanuje QR kod, który znajduje się w apartamencie i nam to zgłoszenie w tym samym momencie wpada do systemu, w którym zarządzamy naprawami. Nasi specjaliści od napraw wszystkie informacje o konieczności usunięcia awarii, wraz z opisem mają zawsze w telefonie i są w stanie natychmiastowo zareagować na takie zdarzenie.
Bardzo ważną dla nas kwestią jest transparentność wobec naszych inwestorów, dlatego ten obszar również mamy zdigitalizowany oraz zautomatyzowany. Miesięczne rozliczenia przychodów i kosztów, jak się można spodziewać po Rentoom są zautomatyzowane.
Apartamenty wymagają też ciągłych inwestycji?
Regularne inwestycje są niezbędne do utrzymania wysokiego standardu. Należy reagować na najmniejsze usterki, aby uniknąć poważniejszych i kosztowniejszych napraw. Rentoom monitoruje stan apartamentów i dba o ich atrakcyjny wygląd, wychodząc poza schematy stworzyliśmy markę Rentoom Designer. Jest to część naszej działalności, której potrzeba została naturalnie wykreowana przez rynek. Jesteśmy w stanie ze smutnego apartamentu, który ma przeciętne lub kiepskie przychody zrobić perełkę, która jest dumą inwestora. Nasze zrealizowane metamorfozy jak i projekty od stanu deweloperskiego można zobaczyć na naszej stronie www.designer.rentoom.pl zachęcam do zerknięcia bo nasze dziewczyny robią naprawdę niesamowitą robotę.
Wiem jednak z doświadczenia znajomych, że zdarzają się przypadki niszczenia lokali lub wręcz kradzieży m.in. telewizora wiszącego na ścianie.
Rzeczywiście występują u nas różne sytuacje, ale dzięki zgranemu zespołowi jesteśmy w stanie szybko na nie zareagować. Myślę, że nas już nie wiele może zaskoczyć. Właściwie tego typu sytuacje to promil wśród rezerwacji. Natomiast na kradzież i zniszczenia jest jedno proste rozwiązanie – ubezpieczenie. Trzeba jednak pamiętać, że to standardowe nie jest dedykowane pod apartamenty. Na szczęście dla naszych inwestorów współpracujemy z brokerem ubezpieczeniowym, który zna ten biznes i bierze pod uwagę nasze potrzeby.
Wspomniał Pan w naszej rozmowie o konkurencji. To na czym właściwie stoimy jeżeli chodzi o toruński rynek?
Obecnie jesteśmy największym operatorem apartamentów w Toruniu. Naszym celem jest zintegrowanie jeszcze większej ilości tego typu lokali, ponieważ skala da nam możliwość inwestowania w kolejne rozwiązania, które wydatnie przyczynią się do zwiększania przychodów dla naszych inwestorów oraz pozwolą im na czerpanie zysków w całkowicie pasywny sposób. Pomysłów mamy mnóstwo i mamy też nakreślony plan działania na najbliższe miesiące i lata.
Jak z perspektywy czasu rynek wynajmu apartamentów w Toruniu rozrósł się lub - w ostatnim czasie – skurczył?
Coś co było przełomem to okres pandemii. Wcześniej rezerwacje robiono na dłuższe terminy oraz ze znacznie większym wyprzedzeniem. Do tego już nie wróciliśmy po 2021 r. Dawniej w Toruniu, kiedy tylko zaczynał się maj to właściwie wszystkie miejsca w apartamentach na okres wakacyjny były zapełnione. Obecnie sytuacja jest diametralnie inna - jeżeli masz rezerwacje z dwutygodniowym wyprzedzaniem to naprawdę jest dobrze. Staramy się w taki sposób wykorzystywać nasze algorytmy, aby zapełniać apartamenty nadal w dłuższej perspektywie. To jest nasze know-how. Jeżeli zaś chodzi o odbiorców naszych usług to znajdziemy ich wszędzie – zarówno w centrum miasta, na starówce jak i poza nią. W tym drugim przypadku trzeba jednak pamiętać o dobrym standardzie wykończenia, czy miejscu w garażu podziemnym, bo tego oczekują nasi goście.
Zdarzają się też momenty gorsze jak w każdym biznesie. To m.in. okres jesienno-zimowy. Turystów w Toruniu brakuje, a to oni odpowiadają głównie za wynajem. Jak staracie sobie z tym radzić?
O dziwo, akurat listopad jest dobrym miesiącem, ponieważ za chwilę startuje Festiwal Camerimage, który potrafi przynieść nam dobre przychody. Zdziwiłem się też, że w październiku mieliśmy bardzo dobre wyniki, bo z reguły był to miesiąc przeciętny. Grudzień powinien też nie odbiegać od normy – mamy jarmark bożonarodzeniowy czy w końcu koncert sylwestrowy z Polsatem, o którym jest w ostatnim czasie głośno. Najgorszy czas to pierwsze trzy miesiące nowego roku, bo to okres, w którym ludziom Toruń nie kojarzy się z potencjalną destynacją. Turyści wybierają raczej góry, a nie spędzanie czasu w mieście. Brakuje nam tutaj większej ilości cyklicznych wydarzeń, które by przyciągały ruch do Torunia w martwych sezonach. Podczas ostatniego spotkania z analitykami Booking na temat rynku najmu w Polsce podali oni przykład Poznania, jako miejsca gdzie władze bardzo dobrze zarządzają kalendarzem dużych wydarzeń. Chodzi o to że duże imprezy nie mogą się na siebie nakładać, a powinny występować systematycznie i cyklicznie, dzięki czemu baza noclegowa rozwija się w zdrowy sposób i jest w stanie zapewnić atrakcyjną ofertę dla gości. Do tego nam jeszcze trochę brakuje, myślę że warto czerpać z dobrych wzorców i próbować wyciągać wnioski przy planowaniu strategii turystycznej dla naszego miasta.
Jednak współpraca biznesu z miastem to ważny obszar?
Zgadzam się i dlatego powstał nasz pomysł, żeby zintegrować usługi świadczone dla turystów przez lokalne firmy oraz instytucje miejskie z Torunia i okolic. Powołaliśmy fundację, której zadaniem jest stworzenie portalu, na którym za pomocą jednej płatności goście będą mogli zarezerwować sobie szereg atrakcji i usług. Inspiracją dla nas były podobne portale, które działają np. w regionach Szwajcarii czy Austrii, gdzie meldując się w hotelu czy apartamencie, automatycznie otrzymuje się lokalną kartę, dzięki której otrzymuje się zniżki na lokalne atrakcje, przeważnie są to usługi publiczne oraz darmowy lokalny transport. Świetnie mają tam to rozwiązane, rozumieją doskonale, że każdy turysta jest automatycznie potencjalnym klientem na szereg usług, które lokalna społeczność może mu dostarczyć i są w stanie takiego turystę zatrzymać w swoim regionie na dłużej. Proszę sobie wyobrazić, teraz że mogli byśmy pójść o krok dalej, to znaczy zacząć się wspólnie promować z lokalnymi biznesami i instytucjami i dodatkowo dać komfort rezerwacji atrakcji jednym przyciskiem na jednym portalu. Daje to potężne narzędzie do promocji regionu oraz do wykreowania chęci odwiedzenia naszego miasta.
Mówi się, że Toruń jest miastem przejazdowym.
Toruń jest dla znacznej większości turystów miastem przejazdowym albo weekendowym, nie jest kojarzony z destynacja docelową, gdzie można świetnie spędzić więcej dni. O ile większość kojarzy nasze miasto z piernikami i Kopernikiem, to mało kto słyszał o takich atrakcjach jak toruńskie forty, młyn wiedzy czy muzeum zabawek. Takich ciekawych miejsc w samym Toruniu jak i okolicach jest mnóstwo, można je odwiedzać na milion sposobów, tylko musimy potrafić to pokazać i dobrze się sprzedać jako ciekawe i intrygujące miejsce.
Wśród turystów należy wykreować świadomość, możemy to zrobić pod jednym wspólnym brand-em poprzez media społecznościowe np. przy wykorzystaniu influencerów, z którymi mamy już doświadczenia i którzy mogą pokazać jak zagospodarować sobie czas kilku dni przyjeżdżając do Torunia i korzystając z szerokiego wachlarza atrakcji. Taka osoba zwiedza np. muzea, forty i dodatkowo pójdzie na koncert lub basen, do lokalnej restauracji, prezentując to w ciekawej i nowoczesnej formie zyskamy większą rozpoznawalność jako region. Gdybyśmy mieli też silne wsparcie w mieście to naprawdę mamy potencjał, którego nie można zmarnować.
A jak to wygląda po stronie miasta?
Mieliśmy już spotkanie z Wydziałem Promocji w Toruniu, konkluzje po nim były pozytywne. Czekamy na kolejne, na którym przedstawimy już konkretne rozwiązania, bo projekt tak naprawdę mamy przygotowany i policzony. Mamy nadzieje tutaj na solidną współpracę z miastem, ponieważ pomysł jest społeczny i ambitny, natomiast wymaga też nakładów finansowych, na które dzisiaj, przy naszej obecnej skali, sami nie możemy sobie pozwolić. Natomiast dysponujemy zespołem, który posiada kompetencje do podjęcia się tego wyzwania, są to zarówno nasi pracownicy jak i partnerzy zewnętrzni, którzy budowali cały ekosystem Rentoom, teraz możemy wykorzystać te umiejętności i wiedzę. Trzeba cały czas mieć z tyłu głowy, że każdy dodatkowy dzień, który w Toruniu i okolicach spędzą turyści to są konkretne przychody dla lokalnej społeczności i budżetu miasta.
Dziękuję za rozmowę.
