Wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy, którego pracownik decyduje się na rozwiązanie umowy o pracę. Jak przygotować świadectwo pracy? W jakim terminie je przekazać? Co z odszkodowaniem dla pracownika, który nie otrzymał świadectwa pracy? Oto garść konkretnych informacji.
Pracodawca musi wystawić świadectwo pracy. W jakich okolicznościach?
Pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy wraz z zakończeniem współpracy z pracownikiem, który był zatrudniony na podstawie umowy o pracę.
Ten obowiązek dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę:
- umowy na czas nieokreślony,
- określony,
- na okres próbny.
Tym samym pracodawca nie może uzależniać wystawienia świadectwa pracy od przeprowadzenia jakiejkolwiek czynności przez pracownika, np. dokończenia projektu czy zwrotu sprzętu służbowego.
Świadectwo pracy należy wystawić zarówno wtedy, gdy umowa zostanie rozwiązana (na przykład w związku z upływem określonego terminu, na który została zawarta), jak i wtedy, gdy wygaśnie (na przykład po 3 miesiącach nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania).
Kiedy pracodawca nie musi wystawić świadectwa pracy?
Jednocześnie muszą być spełnione poniższe trzy przesłanki:
- kontynuacja współpracy z pracownikiem,
- najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracodawca nawiąże z pracownikiem kolejną umowę o pracę,
- pracownik nie złożył wniosku o wystawienie świadectwa pracy.
Świadectwo pracy - w jakim terminie?
Pracodawca ma obowiązek wystawić i wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, czyli w ostatnim dniu, w którym pracownik zachowuje status pracownika.
Oznacza to, że w przypadku:
- rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – będzie to ostatni dzień wypowiedzenia,
- rozwiązania umowy bez wypowiedzenia – będzie to dzień złożenia drugiej stronie oświadczenia o rozwiązaniu umowy,
- w przypadku rozwiązania umowy o pracę wraz z upływem czasu, na jaki została zawarta – będzie to ostatni dzień jej obowiązywania określony w umowie,
- wygaśnięcia umowy o pracę – będzie to dzień, w którym nastąpiło zdarzenie powodujące wygaśnięcie umowy,
- rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron – będzie to dzień określony w porozumieniu jako ostatni dzień współpracy stron (data rozwiązania umowy).
Przepisy przewidują wyjątek od zasady wystawiania świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca – z przyczyn obiektywnych – nie może wystawić świadectwa w tym dniu.
Za taką przyczynę może zostać uznana:
- nieobecność w pracy pracodawcy lub osoby upoważnionej do wystawienia i podpisania świadectwa pracy,
- korzystanie z usług zewnętrznej firmy księgowej, która nie przygotowała świadectwa tego samego dnia.
- W razie kontroli to na pracodawcy będzie ciążył obowiązek wykazania, że z przyczyn obiektywnych nie było możliwe wystawienie pracownikowi świadectwa pracy w dniu ustania umowy.
Co powinno zawierać świadectwo pracy
Wzór świadectwa pracy stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r., zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Pod wzorem znajduje się również instrukcja, jak prawidłowo wypełnić świadectwo pracy.
Na świadectwie pracy należy umieścić informacje o:
- okresie lub okresach zatrudnienia,
- wymiarze czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
- rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,
- trybie i podstawie prawnej rozwiązania lub podstawie prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem − strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia,
- okresie, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 k.p.,
- zwolnieniu od pracy przewidzianego w art. 1481 § 1 k.p., wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- urlopie wypoczynkowym przysługującym pracownikowi w roku kalendarzowym,
- urlopie opiekuńczym wykorzystanym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- wykorzystanym urlopie bezpłatnym i podstawie prawnej jego udzielenia
- wykorzystanym urlopie ojcowskim,
- wykorzystanym urlopie rodzicielskim i podstawie prawnej jego udzielenia,
- wykorzystanym urlopie wychowawczym i podstawie prawnej jego udzielenia,
- okresie, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 k.p.,
zwolnieniach od pracy przewidzianych w art. 188 k.p., wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- liczbie dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 6733 § 1 k.p. (okazjonalna praca zdalna), wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 k.p., w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- okresie odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
- okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
- wykorzystanym dodatkowym urlopie albo innych uprawnieniach lub świadczeniach, przewidzianych przepisami prawa pracy,
- okresach nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
- zajęciach wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
- należnościach ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych,
- na żądanie pracownika dodatkowo − o wysokości i składnikach wynagrodzenia, uzyskanych kwalifikacjach i przywrócenia pracownika do pracy.
Jakie są sankcje za nieterminowe wystawienie świadectwa pracy?
Przepisy przewidują odpowiedzialność pracodawcy za nieterminowe wystawienie świadectwa pracy. Co ważne nawet jeden dzień spóźnienia w wystawieniu świadectwa pracy może spowodować, że organ kontrolny, na przykład Państwowa Inspekcja Pracy, nałoży na firmę grzywnę w wysokości od 1 000 do 30 000 złotych.
Jak i kiedy można sprostować świadectwo pracy?
Jeśli pracownik uzna, że w świadectwie pracy, które otrzymał, są błędy, ma prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Powinien to zrobić w terminie 14 dni od dnia, w którym otrzymał świadectwo pracy.
Kiedy pracownik może żądać odszkodowania
Jeśli pracodawca nie wyda pracownikowi świadectwa pracy lub wydane świadectwo będzie zawierało błędy, pracownik może wnieść przeciwko pracodawcy pozew o naprawienie szkody, która została wyrządzona na skutek jego zachowania. Może to zrobić równocześnie z pozwem o zobowiązanie do wydania świadectwa.
Obowiązkiem pracownika w trakcie postępowania jest wykazanie poniesionej szkody i jej wysokości. Może to robić na przykład, udowadniając, że:
- z powodu braku świadectwa lub jego błędów nie został zatrudniony przez innego pracodawcę,
- nie uzyskał świadczeń dla osoby bezrobotnej z urzędu pracy.
Jeśli pracownik skutecznie wykaże poniesioną szkodę, sąd może zasądzić na jego rzecz odszkodowanie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu. Przesłanką jego wypłacenia jest więc fakt, że pracownik w wyniku niewydania przez pracodawcę świadectwa lub błędów w świadectwie nie mógł znaleźć nowego miejsca zatrudnienia. Zgodnie z przepisami maksymalna wysokość odszkodowania wynosi równowartość wynagrodzenia pracownika za 6 tygodni.
Źródło: www.biznes.gov.pl
