Rozmowa z Adamem Tomaszewskim - doradcą podatkowym z firmy DB77 Tax&Legal

Od lipca przyszłego roku funkcjonował będzie system obowiązkowych e-faktur. To duża zmiana. Kogo ona dotyczy? Czy to naprawdę jest tak, że wszyscy będą musieli od 1 lipca 2024 roku wystawiać e-faktury?

Co do zasady, można powiedzieć, że od 1 lipca 2024 roku obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dotyczył będzie wszystkich podatników. Są pewne wyjątki, które należy zaznaczyć: mówię to głównie o podatnikach, którzy są zwolnieni na mocy art. 113 ustawy o VAT, a także tych, którzy  w trybie art. 43 tej ustawy korzystają ze zwolnienia. Ci podatnicy mają możliwość późniejszego wejścia do KSeF - od 2025 roku. Od 1 lipca do końca roku 2024 mogą, ale nie muszą, korzystać z e-faktur. 
 

Pewne odstępstwa są też przewidziane w systemie faktur VAT wystawianych na rzecz rolników ryczałtowych, czyli VAT RR, tutaj też istnieje możliwość stosowania faktur ustrukturyzowanych, ale nie ma takiego obowiązku.

Obowiązek wystawiania e-faktur nie będzie dotyczył również m.in. przypadku, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Obowiązkiem KSeF nie będą objęci również m.in. podatnicy nieposiadający siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Te wyjątki, o których Pan wspomniał - jakich firm dotyczą w praktyce?     

To przede wszystkim firmy, które mają niskie obroty, nie mają obowiązku zarejestrowania się jako czynni podatnicy AT. Obowiązuje tu limit do 200 tys. zł obrotu w skali rocznej. Gdyby tacy przedsiębiorcy dopiero rozpoczynali działalność gospodarczą, to ten limit obrotu liczy się w proporcji do długości prowadzenia działalności. Są pewne czynności, które wyłączają z możliwości zastosowania tego zwolnienia, na przykład czynności doradcze.

System e-faktur nie jest zupełną nowością, bo on już od zeszłego roku działa, tyle tylko, że korzystanie z niego jest dobrowolne. Jakie docierają do Pana głosy, jak ten system jest oceniany przez tych, którzy już teraz to testują? Bardziej chwalą, czy może narzekają?

Zawodowo mam do czynienia z jednym klientem, który z tej możliwości skorzystał i chwali sobie ten system. Są firmy, które będą się tym interesowały, mam takie sygnały od niektórych klientów, być może będą chciały stosować ten mechanizm, jeszcze zanim stanie się on obowiązkowy.

Żeby go wypróbować, nauczyć się go?

Tak, na takiej właśnie zasadzie. Generalnie jednak nie dostrzegam jeszcze większej liczby zapytań, mam wrażenie, że na razie firmy przygotowują się we własnym zakresie. Myślę, że pod koniec roku będziemy się mogli spodziewać zwiększonej liczby zapytań o te właśnie kwestie.

Gdyby miał Pan wskazać na najważniejsze korzyści związane z wprowadzaniem obowiązkowych e-faktur i zagrożenia, czy utrudnienia, które  mogą się z  tym wiązać, co by to było?

Minusem, przynajmniej dopóki wszyscy nie nauczymy się korzystania z tego systemu, jest konieczność bardzo skrupulatnego wypełniania struktury takiej faktury ustrukturyzowanej. Tu każdy znak może być istotny, pewne błędy mogą nie być przyjmowane w systemie. Drugi minus to  - jak przy każdej nowości - obawy natury technicznej. Niektóre firmy mogą sobie nie radzić z pewnymi problemami natury informatycznej. 
A co do plusów, to na pewno wysoki stopień automatyzacji  spowoduje, że pewnych czynności nie będziemy musieli powielać. Drugi plus to brak obowiązku przechowywania faktur w swojej dokumentacji, bo system KSeF  będzie de facto archiwum tych dokumentów. Z założenia jest to duże uproszczenie, że nie trzeba będzie trzymać tych faktur u siebie.

Właśnie, często podkreśla się, że e-faktury mogą obniżyć koszty administracyjne.      

 
Myślę, że na początku będą potrzebni specjaliści, którzy mogą być wsparciem dla przedsiębiorców w wejściu do systemu, ale z czasem, rzeczywiście, możliwości obniżenia kosztów  pojawią się. 
Trzeba też pamiętać, że jeśli jest niewystawiona faktura w systemie KSeF pomimo obowiązku, albo jeśli w przypadku awarii bądź niedostępności w określonym czasie nie wystawimy faktur niejako w zastępstwie, trzeba się liczyć z możliwością wystawienia kary nałożonej przez naczelnika urzędu skarbowego: nawet do stu procent zobowiązania, albo jeśliby nie było VAT na fakturze,  to przepisy przewidują procentowy udział: 18,7 procent od kwoty brutto takiej faktury. Myślę jednak, że gdy tylko nauczymy się odpowiedniego wypełniania e-faktury i jej struktury, gdy to opanujemy – wtedy większych problemów nie powinno być.

E- faktury poprzedziło wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego. 

Tak, i też na początku było sporo obaw z tym związanych.

Ale przedsiębiorcy poradzili sobie z tym obowiązkiem. 

Rzeczywiście podchodzono do JPK z rezerwą. To wynikało ze stopnia złożoności, z konieczności nauczenia się wszystkich systemów. Teraz jednak nie ma z tym, jak się wydaje, większych problemów. Myślę, że z e-fakturą może być podobnie.  Przepisy wchodzą w życie od pierwszego lipca przyszłego roku i od dłuższego czasu były zapowiadane. Ustawa  została przyjęta w  czerwcu tego roku, był więc czas, żeby  do tego się przygotować, a przypominam, że część podatników czeka wejście w system dopiero od 2025 roku.    
 

Jak by Pan skomentował opinie, według których, poza całym tym kontekstem związanym z cyfryzacją, e-faktury to także o wiele doskonalsze od wcześniej stosowanych narzędzie do kontroli państwa nad obrotem gospodarczym.

Na pewno zakres informacji, którą będzie dysponowała administracja skarbowa będzie większy niż obecnie. Tak samo, jak dzięki JPK organy mogą szybciej zweryfikować pewne operacje, konfrontując jedną i  drugą stronę  transakcji. Tak też będzie w systemie KSeF: organ będzie mógł szybko zweryfikować, czy transakcja, która została przedstawiona w postaci faktury znalazła odzwierciedlenie w JPK. Większa ilość przetwarzanych informacji  będzie niosła ze sobą także większe ryzyko: mogą być obawy, czy nie będą one wbrew zasadom wykorzystane.  Co do zasady,  mają one służyć jedynie do pewnych analiz. A tego przepisy nie zabraniają.    

Dziękuję za rozmowę.