Do końca roku 2025 system e-doręczeń będzie dobrowolny. Jak informuje portal prawo.pl, Ministerstwo Cyfryzacji nie zamierza już przesuwać terminu uruchomienia e-doręczeń, od 1 października 2024 urzędy muszą mieć adres do e-doręczeń, jednak do końca 2025 roku trwać ma okres przejściowy, dzięki czemu doręczenia papierowe, e-doręczenia i składane przez e-PUAP będą równoważne.
E-doręczenia to w uproszczeniu cyfrowy odpowiednik obecnych przesyłanych pocztą papierowych listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, używanych w komunikacji z najróżniejszego typu administracją. Nie jest to jednak zwykły mail, ale cały system wymiany danych, wymagających szczególnej ochrony i wiarygodnego poświadczenia wysyłki, odbioru lub jego braku. Przez e-doręczenia przekazywane będą wrażliwe informacje dotyczące np. naszych finansów, spraw podatkowych, korespondencja z urzędami czy np. sądami. E-doręczenie będzie miało taką samą wagę prawną jak dzisiejszy urzędowy, czy sądowy list polecony.
W ramach odpapierowywania
Według szacunków firmy doradczej Obserwatorium.biz, z systemu korzystać będzie nawet 80 tysięcy urzędów komunikujących się między sobą i z milionami obywateli, w tym jednostki samorządu terytorialnego wraz z całą masą związanych z nimi instytucji. Docelowo, e-doręczeniem posługiwać się będą wszystkie podmioty publiczne, nie tylko urzędy czy służby państwowe i samorządowe, ale także firmy, placówki oświatowe, zdrowotne, przedstawiciele zaufania publicznego, jak np. doradcy podatkowi, notariusze czy adwokaci. Będzie to więc daleki skok w procesie cyfryzacji, lub jak to określają inni – „odpapierowania” całej sfery publicznej w Polsce.
Terminy przychodzą i odchodzą
W wymiarze prawnym wprowadzanie e-doręczeń ciągnie się już od kilku lat i tak naprawdę ostatecznego końca tej drogi jeszcze nie widać. Ustawa o doręczeniach elektronicznych uchwalona została przez Sejm jeszcze w listopadzie 2020 roku. Zakładała ona różne terminy dołączania do systemy e-doręczeń dla różnego typu użytkowników. I tak na przykład organy administracji rządowej miały obowiązkowo doręczać korespondencję z wykorzystaniem rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od 1 października 2021 roku., organy kontroli państwowej i ochrony prawa, NFZ, ZUS, KRUS - od 1 stycznia 2022 roku; samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk - od 1 stycznia 2023 r. a jednostki samorządu terytorialnego, ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe - od 1 stycznia 2024 r., a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r. Natomiast sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna - od 1 października 2029 r.
Od tego czas te terminy wielokrotnie zostały zmienione. Kolejni ministrowie cyfryzacji 29 maja, 22 listopada i 21 grudnia zeszłego roku wydawali kolejne komunikaty zmieniające terminy. Ustawa była także 12 grudnia nowelizowana.
O wydłużenie obowiązkowych terminów i dobre przygotowanie wdrożenia systemu apelowały m.in. organizacje polskich samorządów i korporacje zawodów prawniczych przekonując, że przedwczesny start grozić może gigantycznymi komplikacjami.
Według informacji dostępnej na stronie ministerstwa cyfryzacji:
od 1 października 2024 do stosowania e-doręczeń zobowiązane są m.in.:
• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te
• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
• ZUS, KRUS,NFZ
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe,
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
• uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk
• samorządowe instytucje kultury
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego
• osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza.
• podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego od 1 października 2024 r.
od 1 stycznia 2025
• podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 r
• podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG)
od 1 lipca 2025
• podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r
Od 1 lipca 2026
• podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r
od 1 października 2029
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej
• Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna
Przedłużony do końca 2025 roku okres przejściowy ma ułatwić wprowadzanie e-doręczeń. Do tematu będziemy jeszcze wracać.