Za pół roku miał wystartować obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dobrowolne dziś e-faktury  miały stać się obligatoryjne od 1 lipca. To już jednak nieaktualne. Dziś (19 stycznia) Ministerstwo Finansów ogłosiło, że system zostanie wdrożony  w późniejszym terminie, a resort zleci przeprowadzenie zewnętrznego audytu informatycznego KSeF i wskaże nowy termin wdrożenia.     

- Zdiagnozowaliśmy błędy, które uniemożliwiają wprowadzenie obligatoryjnego KSeF w zakładanym terminie. Dlatego podjąłem decyzję o przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego i przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF. System nie wejdzie w życie w 2024 r. Wyniki audytu będą podstawą do wskazania nowego terminu  – powiedział Andrzej Domański, minister finansów. 

- KSeF powinien zabezpieczać możliwość działania również podczas błędów czy problemów informatycznych. Przedsiębiorcy muszą mieć komfort prowadzenia działalności gospodarczej i pewność, że wystawione faktury trafią do systemu -  dodał Marcin Łoboda, szef KAS.
 

Minister Domański podkreśla, że decyzja o przesunięciu terminu zapadła ze względu na stan gotowości projektu oraz opinie przedsiębiorców. - Na mnie, jako na ministrze finansów, ciąży odpowiedzialność nie tylko za dochody budżetu, lecz także za stabilność i przewidywalność prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce -  podkreślił minister finansów.

Przypomnijmy, bo e-fakturach szeroko już w kujawy-pomorze.info pisaliśmy, że Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma teleinformatyczna prowadzona przez Ministerstwo Finansów. KSeF działa online i pozwala na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, czyli przygotowywanych według jednego, przygotowanego przez MF wzorca. Na platformie faktury są oznaczane numerem identyfikacyjnym, weryfikowane pod względem ich zgodności ze wzorcami oraz archiwizowane. W sposób dobrowolny można z niego korzystać już od początku 2021 roku, od lipca miałby być obowiązkowy. Dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT miał on być obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
 
Jak to miało działać
 

W uproszczeniu system działać ma tak, że wystawca faktury VAT wchodzi online na platformę KSeF, wystawia tam fakturę, która wędruje od razu do systemu i tam jest automatycznie sprawdzana. Poprzez aplikację KSeF  fakturę można także odebrać. 
 

Obowiązek wystawiania e-faktur nie będzie dotyczył sytuacji, w której nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Z obowiązkowej e-faktury są również zwolnieni podatnicy nieposiadający siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Miało być lepiej…

Podczas tworzenia KSeF przedstawiciele ministerstwa finansów podkreślali,  że system e-faktur to korzyść zarówno dla państwa, jak i przedsiębiorców.   To pierwsze zyskać misało na tym, że zgromadzenie  faktur w jednym, państwowym systemie zapewni lepszy nadzór służb fiskalnych na obrotem faktur co może np. ułatwić walkę z wyłudzeniami VAT. Z kolei przedsiębiorcy mają zyskać  np. na obniżeniu kosztów związanym z tym, że faktury będą archiwizowane i dostępne w KSeF  - a to zdejmuje ten obowiązek z przedsiębiorców. 
Natomiast jednolity wzór e-faktury – zdaniem Ministerstwa Finansów - zmniejsza ryzyko popełnienia błędu przy fakturowaniu  i związanych z tym konsekwencji.  

…ale może być  gorzej

Nowe władze Ministerstwa Finansów z ministrem Andrzejem Domańskim na czele system  e-faktur dostały w spadku po poprzednikach. Jego podstawa  prawna to nowelizacja ustawy o podatkach od towarów i usług  przyjęta 16 czerwca 2023 roku i wcześniejsze rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 o korzystaniu z KSeF. 

Już w kilka dni po zaprzysiężeniu nowego rządu, 19 grudnia, z obszernym  listem do MF wystąpiło Biuro Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców. Nieco później, 5 stycznia 2024  swoje pismo do resortu finansów przesłał prof. Stanisław Hońko, prezes Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Konkluzje obu tych  listów są podobne: zasady wprowadzające obowiązkowe e-faktury są niedopracowane, przepisy niejasne, przedsiębiorcy narażeni są  dodatkowe koszty  i generalnie  - przy zgodzie co do tego, że docelowo e-faktury muszą być wprowadzone – najlepiej byłoby rzecz całą jeszcze raz przemyśleć, błędy usunąć a terminy przesunąć. 

W podpisanym przez dr. Marka Wocha, zastępcę  Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorstw przeczytać można m.in. że przedsiębiorcy wskazują na wysokie koszty związane z wdrożeniem KSeF i brak przygotowania do obligatoryjnego korzystania z niego. Rzecznik powołuje się na szacunki, według których w małych i średnich firmach te koszty wynosić mogą od 0,5 do 2 tys. zł. 
 

Obrazując skalę nieprzygotowania do nowych rozwiązań, Rzecznik powołuje się na wyniki badania, przeprowadzonego w 3. kwartale ubiegłego  roku przez Ogólnopolską Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych. Wynika z tego m.in. że:

• 42,2 proc. biur rachunkowych nie podjęło jeszcze żadnych przygotowań do wdrożenia KSe-F;
• 35 proc. biur rachunkowych czuje się niedostatecznie przygotowanych;
• 20,2 proc biur rachunkowych deklaruje gotowość z zastrzeżeniem, że wciąż poszukiwane są nowe informacje na temat KSe-F;
• tylko 2,5 proc. biur deklaruje pełną gotowość do udziału w procedurze fakturowania w ramach KSeF.  

„Biorąc pod uwagę fakt, że profesjonalne podmioty (biura rachunkowe) w większości nie są przygotowane merytorycznie ani praktycznie do stosowania KSe-F, to tym bardziej oczywiste jest, że nie są gotowi na wdrożenie KSe-F podatnicy z sektora MŚP” czytamy w piśmie BRMiŚP. 
 

Rzecznik  wskazał też na szereg konkretnych przykładów  niejasności i braków w przepisach. Wśród nich są m.in.:
 

Brak rozwiązania prawnego w sytuacji, gdy np., w wyniku zdarzenia losowego zabraknie w firmie pracownika uprawnionego do nadawania i odbierania uprawnień dostępowych KSeF.

Zbyt krótki termin - zaledwie jeden dzień  roboczy -  na wprowadzenie e-faktury do systemu w sytuacji, gdy nie można było tego zrobić od razu w wyniku np. awarii dostępu do KSeF. 

• Komplikacje  związane z brakiem możliwości wystawiania noty korygujących.
• Trzy różne daty na dokumentach: wystawienia, data faktycznej dostawy oraz sprzedaży, oraz data przekazania faktury do KSeF – jako jedyna istotna do rozliczeń podatkowych. Grozi to sytuacją, w której faktura wystawiona pod koniec jednego miesiąca wykazana zostanie w miesiącu następnym co rodzi komplikacje w wykazaniu obowiązku podatkowego.     
•  Jeśli e-faktura jest niezgodna jest ze strukturą logiczną systemu, KSeF odrzuca ją, ale  nie informuje podatnika w którym miejscu popełniony jest błąd, co firmach wystawiający każdego dnia wiele faktur może powodować duże utrudniania. 

 Rzecznik Małych  i Średnich Przedsiębiorców  zapropował, by na wzór wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego rozłożyć start nowego systemu w czasie, „czyli np. wprowadzają KSe-F: od 1 lipca 2024 r. duże podmioty, od 1 stycznia 2025 r. średni podatnicy, od 1 lipca 2025 r. mali podatnicy, a od 1 stycznia 2026 r.mikro-przedsiębiorcy (szczególnie prowadzący działalność jednoosobowo - JDG).”.  
 

Z kolei Prof. Stanisław Hońko, prezes Stowarzyszenia Księgowych w Polsce podkreśla, m.in.: „SKwP zgłaszało liczne zastrzeżenia do projektowanych przepisów od początku procesu legislacyjnego. Brakowało jednak zrozumienia przez drugą stronę dla argumentów zgłaszanych przez środowisko zawodowe zajmujące się prowadzeniem ksiąg podatkowych i rozliczeniami podatkowymi (…) KSeF w obecnym kształcie będzie najbardziej dotkliwy dla licznego grona najmniejszych podatników, w tym mikroprzedsiębiorców, dotkniętych w ostatnich latach najmocniej przez zmiany podatkowe tzw. Polskiego Ładu oraz niekorzystne zasady rozliczania składek na ubezpieczenie zdrowotne”.
 

Także i to pismo zawiera wiele konkretnych zastrzeżeń, m.in.:

• Brak ustalenia wzoru faktury ustrukturyzowanej w formie rozporządzenia lub ustawy, co rodzi generalne pytania o konstytucyjność przepisów dot. KSeF
• Według wprowadzanych przepisów nie wiadomo, jak sprzedawca ma odróżnić „podatnika”  dla którego faktura musi trafić do KSeF   i „konsumenta”, czyli nabywcy będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej – w tym wypadku nie ma obowiązki korzystania z KSeF. 
• Komplikacje dla osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej ale zarabiających na wynajmie mieszkań i rozliczających się przez PIT28 oraz rolników "ryczałtowców".

W konkluzjach, prezes  SKwP pisze: „Obawiamy się, że wdrożenie KSeF w zapowiadanym terminie w obecnym kształcie spowoduje poważny chaos. Nie bez znaczenia jest też zdanie licznej grupy najmniejszych podatników (zwłaszcza mikro – i małych przedsiębiorców), którzy zostali najmocniej dotknięci przez zmiany fiskalne ostatnich lat i oczekują ułatwień oraz zniesienia części obowiązków, a nie nakładania następnych.