Krajowy System e-Faktur  - jako obowiązkowy – startuje w przyszłym roku. Od 1 lutego 2026 na KSeF przedstawić się muszą duzi podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w roku 2024 poziom 200 mln zł. Po dwóch miesiącach, 1 kwietnia 2026, obowiązek ten dotyczyć będzie reszty przedsiębiorców – poza tymi najmniejszymi, ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie. Te najmniejsze biznesy przejdą na obowiązkowy KSeF od 1 stycznia 2027.

Takie są najważniejsze ustalenia zapisane w rządowym projekcie nowelizacji ustawy podatkach od towarów i usług, przyjętym 17 czerwca przed radę ministrów. 

Rok – nie wyrok

Jak informuje Ministerstwo Finansów, projekt zmian zawiera rozwiązania, o które wnosiły środowiska przedsiębiorców podczas konsultacji społecznych. Stąd wpisane do projektu „bezpieczniki”,  które mają sprawić, że rok 2026 - pierwszy rok obowiązywania obligatoryjnego KSeF, będzie okresem na praktyczne  „dopasowanie” się do pracy z systemem. Według tych założeń: 
do końca 2026 roku:

• przedsiębiorcy będą mogli nadal wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących,
• organy skarbowe nie będą nakładały kar w przypadku wykrycia błędów przy wdrażaniu systemu przez przedsiębiorców,
• do końca 2026 odroczony zostanie także obowiązek podawania numer KSeF w tytułach przelewów za e-faktury

Resort dodaje także, że faktury VAT RR – wystawiane przez rolników rozliczających się z fiskusem ryczałtowo, nie będą musiały być wystawiane poprzez KSeF, natomiast od 1 kwietnia 2026 będzie można wystawiać tego typu faktury w KSeF dobrowolnie. 

Co dalej?

Harmonogram przygotowań do startu obowiązkowego KSeF przewiduje:

• czerwiec publikacja dokumentacji interfejsu programistycznego API systemu KSeF 2.0 wraz dokumentacją  struktury logicznej systemu. Ułatwi to przygotowania u przedsiębiorców rozliczających  VAT i w całym otoczeniu  biznesu, zwłaszcza w firmach zajmujących się obsługą podatkową i księgową firm, 
• lipiec: zakończenie prac legislacyjnych,
• wrzesień: testy otwarte systemu programistycznego API KSeF 2.0,
• listopad: udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Cień wielkiej katastrofy

E-faktury mają  - w zamierzeniach  -  uprościć obieg dokumentów podatkowych, ułatwić pracę  i docelowo obniżyć koszty administracyjne podatników, a jednocześnie mają też usprawnić działanie państwowego sytemu  podatkowego – włącznie ze  skuteczniejszym wyłapywaniem nieprawidłowości i przestępstw skarbowych. 

Wszyscy więc mają być zadowoleni, ale żeby rzeczywiście tak się stało,  KSeF musi być prawidłowo zaprojekowany, w pełni sprawdzony, a efektywność całego  systemu wszechstronnie zweryfikowana.  I z tym właśnie był dotąd kłopot. 

KSeF to nie jest zupełna nowość, wręcz przeciwnie, dla wielu firm to już rutyna. Od  początku 2022 roku system działa i można z niego korzystać na zasadzie dobrowolności. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF planował rząd Mateusza Morawieckiego, była nawet data startu, wyznaczona na 1 stycznia 2024. Po zmianie władzy, nowe kierownictwo resortu finansów z ministrem Andrzejem Domańskim na czele, zalane zostało opiniami i sygnałami, że system jest niesprawdzony, nieprzemyślany, źle przygotowany i że jego start zakończy się taką samą  kompromitacją, jak „Polski Ład”. Poważne zastrzeżenia wnosiło m.in  Biuro Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorstw. Długą listę błędów i  zagrożeń zgłosiło Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. W efekcie, jeszcze w styczniu 2024, MF zadecydowało o wstrzymaniu uruchomienia programu i zarządziło jego zewnętrzny audyt.

Wyniki audytu przedstawione zostały kilka miesięcy później, w kwietniu 2024 roku. Obszerny. 350-stronnicowy raport wykazał łącznie kilkaset błędów,  w tym zupełnie fundamentalne, dotyczące serca sytemu, czyli źle zaprojektowanej architektury systemu informatycznego, co minister Domański skwitował stwierdzeniem, że wprowadzenie KSeF w formie oddziedziczonej po poprzednim rządzie skończyłoby się „paraliżem gospodarki”. 

W przyszłym roku, gdy obowiązkowy KSeF w wersji 2.0 wreszcie wystartuje, przyjdzie czas na weryfikację,  jak z tym zadaniem poradziła sobie obecna ekipa.